Makalah Tentang Langkah- Langkah Rapat Yang Efektif Dan Efesien

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.

Dan dalam makalah ini, kami akan membahas tentang Manajemen Rapat. Supaya kita semua dapat mengetahui lebih luas lagi tentang apa saja yang termasuk dalam rapat yg efektif dan efesien

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Definisi Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.

Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.

B.  Langkah-Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Efektif

            Sebagai pemilik bisnis, tentunya akan sering mengadakan rapat untuk mengevaluasi kelangsungan usaha. Rapat kerja yang berlangsung lama biasanya akan membuat orang mudah bosan dan tidak fokus. Berikut ada beberapa tips yang bisa lakukan saat memimpin rapat agar bisa berjalan efektif dan produktif.
1. Lakukan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan diundang untuk mengikuti rapat serta apa tujuan dilakukannya rapat itu. Dengan begitu, dapat mengetahui topik dan informasi apa yang akan dibahas di dalam rapat.
2. Tentukan tujuan dari diadakannya rapat, sehingga saat memulai rapa bisa langsung mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu. Tujuan ini juga akan menjaga agar pembicaraan dalam rapat tidak jauh melenceng.
3. Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat kemudian bagikan kepada setiap peserta rapat. Hal ini untuk memudahkan peserta agar langsung berdiskusi dan membuka jalan untuk setiap opini atau ide yang hendak diutarakan.
4. Langsung mulai rapat sesegera mungkin setelah para peserta hadir dan bila pembicaraan mulai menjauh dari topik rapat, maka sebagai pemimpin harus bisa membawanya kembali ke topik semula.
5. Catat isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat. Seandainya ada beberapa hal yang belum bisa dipastikan saat itu, buat catatan khusus agar nantinya bisa diselesaikan atau dibicarakan dalam rapat selanjutnya.
6. Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemaham setiap orang yang hadir sudah sama. Hal ini juga untuk menghindari terjadinya salah persepsi setelah mereka keluar dari ruang rapat.

C. Tahap-tahap Dalam Mempin Rapat secara Efektif

1. Tahap persiapan

Satu hal yang harus dilakukan sebelum rapat dilaksanakan adalah melakukan persiapan. Ada beberapa saran yang perlu dipersiapkan oleh seorang pemimpin rapat untuk pelaksanaan rapat yang baik dan efektif.

Pertama, seorang pemimpin rapat harus menetapkan tujuan. Apa yang ingin dicapai dari rapat harus ditetapkan lebih dulu. Hal ini bertujuan supaya rapat benar-benar fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.

Kedua, membuat agenda rapat. Kita harus menuliskan apa saja kegiatan atau acara yang akan dilakukan dalam rapat. Agenda rapat yang telah dibuat harus segera diedarkan jauh hari sebelum rapat dilaksanakan. Selain itu, apabila ada sebuah salinan dokumen yang akan dibahas sebaiknya juga diberikan jauh hari sebelum rapat di mulai. Hal ini bertujuan supaya semua anggota dalam rapat bisa bisa membaca salinan dokumen tersebut. Jadi, ketika rapat mereka sudah menguasai bahan yang akan dibahas.

Ketiga, menentukan batasan waktu. Ingat rapat yang baik harus memiliki waktu yang jelas, sehingga rapat  tidak ngelantur atau molor. Rapat yang tidak memiliki batasan waktu akan cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan atau mereka merasa telah membuang waktu sia-sia.

Keempat,  membagi tugas. Sebagai pemimpin rapat Anda jelas tidak bisa melakukan segala hal sendiri. Misalnya untuk menuliskan hasil rapat, menuliskan hasil diskusi atau yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang bertugas untuk itu. Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis sebagai bukti nyata hasil rapat yang sudah dilaksanakan.

2. Tahap Kegiatan

Dalam tahap kegiatan ada beberapa saran yang perlu dilakukan oleh pemimpin rapat.

a.      Membuka rapat

Dalam  ini pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan memberikan salam, menjelaskan maksud dan tujuan rapat diadakannya rapat. Hal ini supaya anggota tahu dari awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut dan mengapa rapat itu diadakan. Kemudian bisa dilanjutkan dengan membacakan agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.

b.      Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik

Sebagai pemimpin rapat, kita harus memastikan juga bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Selain itu pastikan juga setiap anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang dilakukan memiliki batasan waktu.

c.       Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat

Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus memastikan  bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.

d.      Memastkan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi

Hal yang paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin rapat kuwalahan,  terlebih jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang yang dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini jelas harus dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan ketegasan sangat diperlukan. Supaya tidak berat dalam memimpin diskusi, pastikan sudah menjelaskan waktu yang diberikan kepada tiap orang dalam berpendapat dan berapa kali mereka memiliki kesempatan berpendapat. Jadi seandainya ada yang berbicara bertele-tele atau ingin mendominasi bisa memotong karena alasan waktu. Dan mengalihkan ke anggota lain dengan alasan batasan berpendapatnya sudah habis.  Ini jelas lebih baik. Selain orang dipaksa untuk disiplin waktu mereka juga dipaksa untuk berpendapat secara efisien karena jika tidak mereka malah bisa kehilangan kesempatan berpendapat.

e.      Memaparkan keputusan yang telah diambil

Jika sudah final maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat.  Setiap keputusan yang diambil pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang kurang setuju dengan keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan itu diambil. Ini akan lebih baik dari pada tidak dijelaskan alasannya.

f.      Menutup rapat

Setelah hasil keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam penutupan ada beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan evaluasi segera dari hasil rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan baik, diskusi berjalan dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu Anda bisa menyampaikan keputusan yang telah diambil.  Kemudian dilanjutkan dengan ajakan untuk menindaklanjuti keputusan. Setelah itu tutup.

Catatan:

Jika akan ada rapat lanjutan pastikan memberitahukan hal ini kepada semua anggota sebelum rapat ditutup.

C. Follow up atau tindak lanjut

Setiap rapat yang efektif akan selalu memunculkan tindakan nyata untuk menindaklanjuti keputusan yang telah diambil. Untuk itu pastikan setelah rapat selesai setiap anggota rapat segera diberikan notulen dalam bentuk draf.  Hal ini untuk memastikan setiap anggota rapat memegang hasil rapat. Karena ada kemungkinan beberapa anggota tidak mencatat apa-apa yang sudah diputuskan.  Follow up juga penting untuk mengevaluasi jalannya rapat atau hasil rapat.

D. Langkah-Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Efesien

Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan agenda rapat yang memuat tentang peserta rapat yang hadir, daftar terperinci butir-butir yang akan dibahas, waktu dan tempat penyelenggaraan rapat, serta waktu berakhirnya rapat.
2. Membagikan agenda rapat sebelum rapat dimulai sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.
3. Menghubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan bahwa peserta rapat benar-benar siap mengikuti rapat.
4. Meminta kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena mungkin ada tambahan agenda dari peserta rapat.
5. Menegakkan parameter waktu yang specifik.Rapat hendaknya dimulai tepat waktu.
6. Menjaga bahasan yang terfokus pada hal-hal berikut : rapat hendaknya terfokus pada masalah pokok, minimalkan penyelaan atau interupsi, gangguan, dan komentar.

E.     Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

a)      Persiapan rapat.

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3. Penentuan tempat.

4. Akomodasi.

5. Konsumsi.

6. Media/peralatan.

b)   Pelaksanaan rapat.

1. Suasana rapat berlangsung terbuka.

2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3. Adanya kendali dari ketua rapat

4. Hindarkan debat kusir.

5. Bahasa harus komunikatif.

6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8. Adanya notulen.

9. Acara rapat.

10. Media rapat.

11. Waktu.

F.     Jenis-Jenis Dari Rapat

a)   Berdasarkan tujuan.

1. Rapat Penjelasan.

2. Rapat Pemecahan Masalah.

3. Rapat Perundingan.

b)    Berdasarkan sifat.

1. Rapat formal.

2. Rapat informal.

3. Rapat terbuka.

4. Rapat tertutup.

c)   Berdasarkan jangka waktu.

1. Rapat mingguan.

2. Rapat bulanan.

3. Rapat semester.

4. Rapat tahunan.

d)   Berdasarkan frekuensi.

1. Rapat rutin.

2. Rapat insidental.

e)   Berdasarkan nama.

1. Rapat kerja.

2. Rapat dinas.

3. Musyawarah kerja

       BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.

Alasan penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari peserta rapat, untuk mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan, untuk mencapai kesamaan pikiran, program, atau keputusan, untuk mencapai tujuan tujuan pelatihan, untuk menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.

Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.

Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.

Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.

DAFTAR PUSTAKA

Machfoedz, Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET

Waworuntu, Tony. 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Panglaykim, Tanzil Hazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta: GHALIA INDONESIA

Pocker Mentor. 2008. Menyelenggarakan Rapat. Harvard Bussiness School, Erlangga

http://id.shvoong.com/social-sciences/counseling/2262291-manajemen-diri-dan rapat/#ixzz1pFj6eCH4